Xếp phòng nghỉ và chỗ ngồi hội nghị theo thứ tự lễ tân. Dữ liệu dùng chung trên máy chủ của Ban Tổ chức. Mỗi người chỉ thấy khách trong phạm vi được giao.
Tài khoản do Ban Tổ chức cấp. Quên mật khẩu thì liên hệ Ban Tổ chức để cấp lại.
Lần đầu đăng nhập bằng mật khẩu tạm phải đặt mật khẩu mới, ít nhất 10 ký tự.
Mỗi dòng một khách, cột cách nhau bằng Tab (copy từ Excel) hoặc dấu phẩy: Họ tên · Chức vụ · Đơn vị · Giới tính (Nam/Nữ) · Mức (1–4) · Thứ tự · Cần phòng (x) · Dự hội nghị (x). Dòng tiêu đề được bỏ qua.
Thứ tự lễ tân: sắp theo Mức, rồi theo cột TT (số nhỏ đứng trước). Quy tắc xếp phòng xem ở tab Phòng nghỉ.
| Hạng | Dùng cho | Gợi ý chọn |
|---|---|---|
| Hạng 1 · KS chính | Mức 1, Mức 2 và đoàn đi cùng; Mức 3 nếu còn phòng | 4–5 sao, gần địa điểm lễ hội, có lối đón riêng, dễ bảo vệ |
| Hạng 2 · KS phụ | Mức 3, Mức 4, đoàn đông người | 3–4 sao, cách KS chính không quá 10 phút đi xe |
| Hạng 3 · Dự phòng | Mức 4, báo chí, khách phát sinh | Nhà khách, KS 2–3 sao, đặt giữ chỗ có thể hủy |
Trong cùng hạng, khách sạn nhiều sao hơn được xếp trước. Hạng phòng từ cao xuống: Suite → VIP → Đơn → Đôi.
| Mức | Tiêu chuẩn tối thiểu | Thứ tự tìm phòng (H = hạng KS) |
|---|---|---|
| 1 | Suite hoặc VIP, ở một mình, KS hạng 1–2 | Suite H1 → VIP H1 → Suite/VIP H2 → Đơn H1–2 → Suite/VIP/Đơn H3 → Đôi ở một mình |
| 2 | Ở một mình, KS hạng 1–2 | VIP/Đơn H1 → VIP/Đơn H2 → VIP/Đơn H3 → Suite còn trống H1–2 → Đôi ở một mình |
| 3 | Ghép tối đa theo sức chứa, cùng giới | Đôi H1 → Đôi H2 → Đôi H3 → Đơn/VIP còn trống |
| 4 | Ghép tối đa theo sức chứa, cùng giới | Đôi H2 → Đôi H3 → Đôi H1 → Đơn/VIP còn trống |
Kinh nghiệm thực tế: đặt dư 10–15% số phòng hạng 1; xếp lãnh đạo cùng tầng, gần thang máy, xa phòng báo chí; chốt danh sách phòng với khách sạn trước 3 ngày.
Sửa mã, loại, sức chứa ngay trên từng ô phòng bên dưới. Khách đang ở phòng vẫn giữ nguyên khi sửa.
Mỗi dòng 4 cột: Mã phòng · Khách sạn · Loại (Suite/VIP/Đơn/Đôi) · Sức chứa. Thay toàn bộ danh sách hiện có.
Bấm một ghế rồi bấm ghế khác để đổi chỗ. Bấm tên ở mục “Chưa có ghế” rồi bấm một ghế để xếp vào. Số nhỏ góc ghế là thứ tự ưu tiên trong hàng (số 1 ở giữa, xen kẽ hai bên). Phải/trái tính theo hướng đại biểu nhìn lên sân khấu. “Ghế mỗi khối” ví dụ 5,8,5 là 3 khối A–B–C với 2 hành lang dọc; số 1 vẫn tính giữa cả hàng nên lãnh đạo ngồi khối giữa.
Máy chủ chỉ gửi cho mỗi người dữ liệu khách trong phạm vi của họ và từ chối mọi cập nhật ngoài phạm vi.
| Trạng thái | Khi nào dùng |
|---|---|
| Dự kiến | Có trong danh sách phòng đã gửi khách sạn, chưa đến. |
| Đang đến | Cán bộ liên lạc đã đón khách hoặc khách xác nhận giờ đến. Báo bàn đón tiếp trước 15–30 phút. |
| Đã đến sảnh | Có mặt tại bàn đón tiếp, chưa nhận thẻ phòng. |
| Đã nhận phòng | Đã nhận thẻ phòng, thẻ đại biểu và bộ thông tin giới thiệu. |
| Báo đến muộn | Báo trước sẽ đến sau giờ cắt (ví dụ sau 18h). Phải giữ phòng. |
| Không đến | Quá giờ cắt (24h ngày đến) không đến, không báo. Trưởng bàn quyết định giữ hay nhả phòng. |
| Hủy | Báo không tham dự trước khi đến. Phòng được nhả hoặc chuyển cho khách khác. |
| Đã trả phòng | Đã trả phòng khi kết thúc chương trình. |
Theo thông lệ đón khách hội nghị và hướng dẫn công tác phục vụ hội nghị cấp tỉnh. Giờ báo cáo và giờ cắt là đề xuất, BTC điều chỉnh theo kế hoạch.
Bấm tên khách để mở phiếu dẫn đường: phòng nghỉ, bản đồ khách sạn, chỉ đường tới hội trường và vị trí ghế. “Sao chép phiếu” để gửi khách qua Zalo/SMS.